شکاف دانشی چیست؟

 نظریه شکاف دانش یا شکاف دانایی Knowledge Gap اولین بار سال 1970 در حوزه ارتباطات و رسانه مطرح شد، این نظریه در ارتباط با شکاف و تفاوت میزان دانش و اطلاعات افراد در طبقات اجتماعی بالا و پایین است، در خصوص کاربرد این نظریه در حوزه اینترنت و رسانه‌های تعاملی مشابه «بونفادلی» نظریه را چنین بازسازی می‌کند: «افرادی که تحصیلات بالاتری دارند از اینترنت با اهداف معطوف به آگاهی و خدمات استفاده می‌کنند؛ حال آنکه افرادی که تحصیلات کمتری دارند، از آن به طور معناداری برای سرگرمی استفاده می‌کنند.» اما نظریه شکاف دانش گاهی به معنای خلا یا ندانستنی هایی است که مابین دانش فعلی خود نسبت به یک موضوع احساس می کنیم.

انجام هر تلاشی در زمینه مدیریت دانش، باید در راستای جهت‌گیری‌ها و اهداف سازمان باشد تا بتواند سازمان را در دستیابی به اهداف کسب‌وکار خود یاری دهد. فعالیت‌هایی که بدون هدف‌گذاری ملموس و قابل اندازه‌گیری تعریف و اجرا می‌شوند،اغلب در نایل شدن به اثربخشی مورد انتظار ناکام می‌مانند. تحلیل شکاف دانشی (Gap Analysis Knowledge) ابزاری مفید برای کمک به سازمان‌ها در بهره‌گیری مناسب از قابلیت‌های مدیریت دانش می باشد.

چرا شکاف دانشی اهمیت دارد؟

 در کنار آگاهی از دانسته‌های سازمانی ضرورت دیگر روند تحلیلی شکاف دانشی در سازمان، شناسایی نادانسته‌های سازمان است. هنگامی که در فرآیند استفاده از نقشه دانش،دانش مورد نیاز شناخته می‌شود، اما نقشه دانش پاسخی برای نیاز شناسایی شده ارائه نمی‌دهد، زنگ هشداری برای مدیران سازمان به صدا در می‌آید تا هرچه سریعتر نسبت به پرکردن شکاف دانشی موجود اقدام کنند. کسب دانش درست بر مبنای تحلیل شکاف دانشی باعث تولید ارزش بالایی در سازمان‌ها می‌شود.

چطور شکاف دانشی به کمک سازمان ها می اید؟

تحلیل شکاف دانشی یکی از تکنیک‌های کاربردی و کلیدی در مدیریت دانش است که سازمان‌ها برای تکمیل حلقه اقدامات مدیریت دانش خود، باید به آن بپردازند. تحلیل شکاف دانش ابزاری برای کمک سازمان برای ایجاد یک تصویر بزرگ از وضعیت دانشی سازمان است. از طریق تحلیل شکاف دانشی، سازمان می‌تواند مشخص کند که در حوزه دانش سازمانی، در حال حاضر کجا ایستاده است و می‌خواهد کجا باشد.

با انجام این تحلیل، یک سازمان می‌تواند درک بهتری از وضعیت دانش موجود پیدا کند و برای دستیابی به اهداف دانشی خود که از نتیجه این تحلیل به دست می‌آورد، اقدامات لازم را برنامه‌ریزی کند. تجزیه و تحلیل شکاف دانش روشی است برای بررسی اینکه بدانیم منابع دانشی سازمان در حال حاضر در چه جایگاهی قرار دارد و از مقایسه آن با سطح مطلوب، طرح و برنامه‌ای برای دستیابی به آن سطح تدوین شود.

بنابراین تحلیل شکاف دانشی با استفاده از نقشه دانش و استراتژی سازمان، با مدنظر قراردادن موارد زیر، به سازمان کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را در جهت تحقق اهداف کسب‌وکار متمرکز سازد:
•  اهدافی که در چرخه‌ی در حال رشد کسبوکار باید مورد توجه قرار بگیرند
•  فرآیندهای پیوندخورده با اهداف
•  استفاده از منابع دانشی موجود برای استفاده مؤثر فرآیندها
•  بررسی شکاف‌های دانشی موجود که باعث می‌شوند فرآیندها نتوانند موثر عمل کنند؛
•  تعریف راهکار مناسب برای پر کردن شکاف‌های دانشی شناسایی شده.

نقشه دانش و تحلیل شکاف دانش

دانش بدون شک مهم‌‌ترین دارایی سازمانی است، اما داشتن آن به تنهایی نمی­تواند برای سازمان به اندازه کافی سودمند باشد. بیش­تر سازمان­ها وقتی می­خواهند در زمینه مدیریت کردن دانش خود اقداماتی انجام دهند، نمی­دانند باید از کجا شروع کنند. انبوهی از افراد، مستندات، فرایندهای ارزشمند که به سختی می‌توان دانش واقعی را از این میان پیدا کرد و از آن در راستای توسعه کسب و کار استفاده نمود. در بیش‌تر مواقع اتفاق بدتری نیز رخ می­دهد. سازمان­ها علی­رغم اینکه می­دانند در حوزه­هایی دچار کمبود هستند، ولی از آن چشم پوشی می­کنند و دست به اشتباهات غیر قابل جبرانی در کسب و کار خود می­زنند. برای رفع این چالش یک راهکار مدیریت دانشی وجود دارد و آن هم “تدوین نقشه دانش سازمان و تحلیل شکاف دانشی” است.

پنج گام برای درک بهتر نیازهای دانشی

نقشه دانش یک روش مدیریت دانشی است که به سازمان­ها کمک می‌کند تا میزان دانش آشکار و پنهان خود را در بخش‌های مختلف واحدهای کسب و کار یا کل سازمان مشخص کنند. به عنوان بخشی از یک راه حل مدیریت دانش، یک نقشه دانش، به سازمان نشان می­دهد که چه دانش و اطلاعاتی دارد و این دانش و اطلاعات در کجای سازمان قرار دارد.سازمان با تدوین نقشه دانش می­تواند وضع موجود و مطلوب خود را در هریک از حوزه­های کاری بررسی کرده و برای ترمیم شکاف­های دانشی خود برنامه­ریز کند. فرایند تدوین نقشه دانش و تحلیل شکاف­های دانشی را می توان به 5 مرحله کلی تقسیم کرد.

• مرحله 1؛ تعیین رویکرد کلی است که در آن باید رویکردهای کلان سازمان برای تدوین نقشه دانش را تعیین کنیم. این رویکردها می­تواند شامل موارد زیر باشد:

 تعریف نوع نقشه دانش (به عنوان مثال، استراتژیک، کاربردی، مبتنی بر فرآیند،  مبتنی بر وظایف کاری و …

 انتخاب دامنه نقشه (به عنوان مثال، اداره، اداره کل، معاونت، کل سازمان)

 شناسایی عناصر کلیدی نقشه، مانند انواع دانش، دارایی­های دانشی، دامنه­های دانش، صاحبان دانش

 طراحی پرسشنامه‌های مربوطه که به مدیران دانش کمک کند تا اطلاعات مربوط به هر یک از دانشکاران را ثبت و ارزیابی کنند.

•     مرحله 2؛ بررسی، ارزیابی و ساختاردهی دانش­های موجود سازمان در هریک از فیلدهای دانشی از طریق پرسشنامه ها و جلسات رو در رو
•     مرحله 3؛ ارزیابی دانش موجود در هر فیلد و تعیین حداقل دانش مورد نیاز
•     مرحله 4؛ تعیین نیازهای دانش برای رسیدن به وضع مطلوب در هر فیلد و و اولویت‌بندی آن‌ها با همکاری خبرگان سازمانی
•    مرحله 5؛ تعریف فعالیت­های مدیریت دانشی برای ترمیم شکاف‌های دانشی (برای شکاف­های دانشی عمیق می­توان آن را به چند مرحله تقسیم کرد و به صورت گام به گام نسبت به ترمیم آن اقدام نمود)

اگر چه این 5 مرحله به نظر آسان می رسد، اما در واقع هر یک از آن­ها نیاز به تلاش‌های مهم مدیران دانش و کارکنان سازمان دارد. بیش­تر اقدامات سازمان در حوزه مدیریت دانش بر تعامل کارکنان با یکدیگر تمرکز دارد و این امر به طور طبیعی چالش­هایی را به همراه خواهد داشت. تدوین نقشه و تحلیل شکاف دانشی نیز یکی از پر چالش­ترین فعالیت­های مدیریت دانش در سازمان است.

معمولا کارکنان خبره معتقدند شیوه کاری فعلی آن­ها بهترین شیوه انجام فعالیتی است که مسئول آن هستند. این مساله موجب می‌شود تا در زمان تحلیل شکاف، به کاستی‌های موجود روش فعلی توجه نکنند و تمایل کافی برای شناسایی روش­های بهینه ­تر را نیز نداشته باشند. پذیرش شکاف دانش از دیدگاه روانشناختی دشوار است، زیرا این امر نشان دهنده نواقص کارکنان است و آن­ها را مجبور می‌کند تا فعالیت‌های بیش­تری برای بهبود وظایف روتین خود انجام دهند.

برای شکستن مقاومت کارکنان، مدیران دانش می­توانند دو رویکرد قابل اجرا را برای به رسمیت شناختن دانش در یک سازمان اجرا کنند. تفاوت اصلی این رویکردها این است که سازمان­ با چه روشی سازماندهی نقشه دانش را به دست می گیرند در چه مدت زمانی می­تواند آن را اجراکند. مدیران دانش می­توانند براساس یکی از سناریوهای زیر عمل کنند:

سناریوی اول؛ تدوین نقشه دانش به صورت آرام و با همکاری کارکنان داوطلب

با انتخاب این سناریو مدیران دانش باید به دنبال کارکنان متعهد با مشارکت بالا باشند که تمایل به شرکت در فرایند تدوین نقشه دانش دارند. این سناریو قطعا آهسته خواهد بود اما می‌تواند انتظار نتایج بسیار خوبی از آن داشت.

سناریو دوم؛ تدوین نقشه دانش با سرعت زیا و مشارکت اجباری

برخلاف گزینه اول، در این سناریو نیازی به  جلب رضایت کارکنان نیست. این روش برای شرکت­هایی مناسب است که یک برنامه تجاری مهم و جدید را شروع کرده­اند. (به عنوان مثال، وارد بازار جدید، یک دسته جدید محصول را راه اندازی می کند یا یک استراتژی توسعه جدید را اجرا می‌کند)

صرف نظر از اینکه سازمان­ها چه مدلی را برای اجرا انتخاب ‌کنند، تدوین نقشه دانش و تحلیل شکاف­های دانشی، آن‌ها را مستقیما به سمت نیازهای دانش خود هدایت می‌کند. رقابتی که امروزه در کسب و کارهای مختلف وجود دارد، ارزش دانش را دو چندان کرده و سازمان­هایی می­توانند در این بازار رقابتی موفق باشند که از منبع استراتژیک دانش خود به بهترین نحو بهره­مند شوند. تدوین نقشه دانش، شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود و ترمیم شکاف­های دانشی به عنوان یک ابزار قدرتمند، می­توان سازمان­ها را در راستای رسیدن به این مهم یاری کند.